Verifactu y factura electrónica: qué cambia para autónomos y pymes

Pocas normas han generado tanta confusión entre autónomos y pymes como Verifactu. Fechas que se anuncian y se aplazan, programas que prometen estar «adaptados», correos comerciales con plazos que ya no son los vigentes y, por si fuera poco, otra obligación distinta pero relacionada: la factura electrónica entre empresas de la Ley Crea y Crece. Es normal que muchos dueños de negocio no sepan si esto les afecta ni cuándo.

En este artículo te explico, con la información oficial disponible a finales de octubre de 2026, qué es cada cosa, en qué punto están los plazos, qué tipo de software necesitas y cómo encaja todo con tu CRM o tu tienda online. Lo hago desde mi papel de desarrollador, que es el de construir y conectar los sistemas que emiten facturas, no el de asesor fiscal.

Verifactu es el nombre popular del Reglamento de sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Desarrolla una obligación que introdujo la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: que los programas que usan empresas y profesionales para facturar garanticen que los registros de facturación no se pueden borrar ni modificar sin dejar rastro.

El objetivo es acabar con el llamado software de doble uso, programas que permitían emitir una factura y luego hacerla desaparecer o alterarla. Para ello, el reglamento exige que el sistema de facturación garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Dicho de forma sencilla: cada factura que emites queda registrada, encadenada con la anterior y protegida frente a cambios.

Conviene tenerlo claro desde el principio: Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica. Verifactu regula cómo debe funcionar el programa con el que facturas y qué registros genera para Hacienda. La factura electrónica B2B regula en qué formato y por qué canal se envían las facturas entre empresas. Son dos normas distintas que, como verás, el Gobierno quiere hacer converger.

Un sistema informático de facturación adaptado al reglamento genera, cada vez que emites o anulas una factura, un registro de facturación con sus datos esenciales. Ese registro se encadena con el anterior mediante una huella digital, de forma que cualquier alteración posterior rompería la cadena y sería detectable. Además, las facturas incorporan un código QR con el que el cliente puede cotejar la factura con la Agencia Tributaria.

El reglamento contempla dos formas de cumplir:

• Modalidad Verifactu (VERI*FACTU, en la terminología oficial): el programa envía automáticamente a la Agencia Tributaria cada registro de facturación en el momento en que se genera. Al remitirse los registros en tiempo real, algunos requisitos técnicos se simplifican respecto a la otra modalidad.
• Modalidad sin envío automático: el programa guarda los registros con firma electrónica, encadenamiento y un registro de eventos, y debe ponerlos a disposición de la Agencia Tributaria cuando esta los solicite.

Además, el fabricante del programa debe emitir una declaración responsable de que su software cumple el reglamento. Cuando elijas o revises tu programa de facturación, esa declaración es lo primero que tienes que pedir. Y ojo con las sanciones: el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica como infracción grave la tenencia de sistemas de facturación que no cumplan los requisitos, con una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio, según explica la propia Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes.

Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, el reglamento se aplica a los empresarios y profesionales con domicilio fiscal en territorio común (incluidos Canarias, Ceuta y Melilla) que utilicen un sistema informático para facturar. Hay excepciones importantes:

• Quienes llevan los libros registro de IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera: ambos sistemas son excluyentes.
• Quienes tributan bajo normativa foral del País Vasco o de Navarra se rigen por sus propios sistemas (en los territorios vascos, TicketBAI).
• Quien factura a mano, con talonario o a máquina, sin ningún programa informático, no está afectado por este reglamento.

Si tienes dudas sobre tu caso concreto, la AEAT dispone de un asistente informador en su sede electrónica, y tu asesor podrá confirmártelo.

Aquí es donde más confusión hay, porque el calendario se ha movido varias veces. Las fechas de 2025 y 2026 que verás en muchos artículos antiguos ya no son las vigentes. Esta es la situación a fecha de publicación de este artículo:

1. 1Fechas vigentes según la norma publicada. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, fijó como límite para tener los sistemas adaptados el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, entre ellos los autónomos. Son las fechas que recoge la nota informativa de la Agencia Tributaria sobre la ampliación del plazo.
2. 2Aplazamiento anunciado, pendiente de aprobarse. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó una nota informativa en la que prevé aplazar las obligaciones pendientes del reglamento hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria de las empresas que facturan hasta 8 millones de euros al año. La propia nota lo presenta como una previsión de modificación, y mientras no se publique la norma correspondiente en el BOE, las fechas legales siguen siendo las de 2027.

La misma nota de Hacienda adelanta que, tras alinear los calendarios, se abordará una modificación para hacer converger ambas normas, y que las exigencias de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad del reglamento se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes. En otras palabras: lo que cambia es el cuándo, no el qué.

Es una de las preguntas más frecuentes y la respuesta tiene matices. Según la Agencia Tributaria, si usas una hoja de cálculo o un procesador de textos exclusivamente para escribir los datos de la factura, expedirla, imprimirla y guardarla, el reglamento no te afecta. Pero si esa herramienta procesa los datos para generar los libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otros resultados con efectos fiscales, pasa a considerarse un sistema informático de facturación y tendría que cumplir todos los requisitos. El ejemplo que pone la propia AEAT: un simple listado de facturas con sumas no está afectado; una macro que genera el libro registro de facturas expedidas, sí.

En la práctica, una hoja de cálculo no puede cumplir los requisitos técnicos del reglamento (encadenamiento, registro de eventos, inalterabilidad), así que si tu Excel hace algo más que servir de plantilla, toca cambiar de herramienta. Y hay un segundo motivo para replantearlo: cuando llegue la obligación de factura electrónica B2B, un PDF hecho en Word no será una factura electrónica en el sentido de esa norma, que exige formatos estructurados. Para quien factura poco, la AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación básica, siempre que sus funciones se ajusten a lo que necesitas.

La segunda pieza es la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, prevista en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Durante años estuvo pendiente de desarrollo, pero en 2026 se han dado los pasos decisivos:

• El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
• La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, regula la Solución Pública de Facturación Electrónica y, con su entrada en vigor el 6 de octubre de 2026, inicia el cómputo de los plazos.

Según el calendario publicado por la Agencia Tributaria en su noticia sobre la Solución Pública de Facturación Electrónica, las fechas son estas:

• 6 de octubre de 2027: empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas, e informar de los estados de las facturas y los pagos.
• 6 de octubre de 2028: el resto de empresarios y profesionales deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas. Las personas jurídicas de hasta 8 millones también deben informar de los estados de facturas y pagos.
• 6 de octubre de 2029: las personas físicas y las entidades en atribución de rentas deben informar de los estados de las facturas y los pagos.

Las facturas electrónicas podrán enviarse a través de la solución pública de la AEAT o de plataformas privadas, que a su vez deberán remitir una copia a la solución pública. Y, como decía, una factura electrónica en este contexto no es un PDF enviado por correo, sino un fichero en formato estructurado que los programas pueden leer y procesar automáticamente.

Aunque las fechas se hayan movido, hay tareas que no dependen del calendario y que te conviene hacer cuanto antes:

1. 1Haz inventario de dónde emites facturas. Programa de facturación, ERP, tienda online, CRM, plantillas de Excel. Muchas pymes descubren que facturan desde dos o tres sitios distintos.
2. 2Pide a tu proveedor la declaración responsable y pregúntale por su hoja de ruta para Verifactu y para la factura electrónica B2B.
3. 3Revisa los datos de tus clientes. NIF, razón social y dirección correctos: con registros encadenados y facturas electrónicas estructuradas, los errores se corrigen peor.
4. 4Centraliza. Lo ideal es que todas las facturas salgan de un único sistema adaptado y que el resto de herramientas se conecten a él.
5. 5Habla con tu asesor sobre tu caso concreto, sobre todo si estás cerca de los 8 millones de volumen de operaciones o si tienes dudas sobre si te aplica el SII.

Aquí es donde entra mi trabajo. Si tu tienda online genera facturas con un plugin o tu CRM emite facturas por su cuenta, ese programa es un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el reglamento. Tienes dos caminos:

• Que la herramienta esté adaptada: comprobar que el plugin o el módulo de facturación cuenta con la declaración responsable de su fabricante y se mantiene actualizado.
• Que la herramienta no facture, sino que delegue: la tienda o el CRM envían los datos del pedido por API a un programa de facturación adaptado, que es el que emite la factura y genera los registros. Es la opción más limpia en la mayoría de pymes, porque la parte normativa queda en manos de un software especializado y tu web o tu CRM se limitan a alimentarlo.

Este segundo enfoque es una integración típica de automatización: cada venta de tu tienda online llega sola al programa de facturación, la factura vuelve al cliente y el estado de cobro se refleja en el CRM. Si trabajas con un CRM personalizado, lo habitual es diseñarlo para que se conecte a un software de facturación verificable en lugar de reinventar esa parte, con lo que tienes lo mejor de ambos mundos: un CRM hecho a tu medida y una facturación que cumple la normativa.

Verifactu y la factura electrónica B2B van a cambiar la forma de facturar de casi todas las pymes y autónomos de territorio común, aunque los plazos se hayan movido. A día de hoy, las fechas legales de Verifactu siguen siendo las de 2027, con un aplazamiento a octubre de 2028 anunciado pero no aprobado; y la factura electrónica B2B ya tiene calendario firme, a partir de octubre de 2027 para las empresas grandes y de octubre de 2028 para el resto. Lo sensato es aprovechar el margen para centralizar la facturación en un programa adaptado y conectar a él tu web y tu CRM, siempre de la mano de tu asesor fiscal.

Soy Elmar Mamedova, desarrollador full stack en Málaga. No soy asesor fiscal, pero sí construyo y conecto los sistemas por los que pasan las facturas de mis clientes: tiendas online, CRM a medida e integraciones con programas de facturación. Si quieres llegar a Verifactu y a la factura electrónica con tu web y tus herramientas bien conectadas, hablemos y lo planteamos junto con tu gestoría.